Buku catatan pengaduan terhadap pelayanan publik adalah alat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga pemerintah untuk mencatat semua pengaduan yang diterima dari masyarakat terkait dengan pelayanan yang diberikan. Buku catatan ini membantu dalam mengorganisasi dan melacak pengaduan, serta memungkinkan transparansi dan akuntabilitas dalam menjalankan pelayanan publik. Berikut adalah contoh isi yang biasanya ada dalam buku catatan pengaduan terhadap pelayanan publik:

1. Nomor Referensi Pengaduan: Setiap pengaduan diberi nomor referensi unik atau nomor tiket untuk pelacakan yang mudah.

2. Tanggal dan Waktu Penerimaan: Catat tanggal dan waktu pengaduan diterima.

3. Nama Pengadu: Tuliskan nama lengkap atau identifikasi pengadu, jika memungkinkan.

4. Kontak Pengadu: Sertakan nomor telepon, alamat email, atau alamat fisik pengadu.

5. Deskripsi Pengaduan: Jelaskan dengan detail apa yang menjadi pokok pengaduan terkait dengan pelayanan publik.

6. Lokasi Kejadian: Catat lokasi atau wilayah di mana pengaduan terkait dengan pelayanan tersebut terjadi.

7. Jenis Pelayanan: Tentukan jenis pelayanan yang terkait dengan pengaduan, seperti layanan kesehatan, pendidikan, transportasi, dan sebagainya.

8. Urgensi: Tandai tingkat urgensi pengaduan, apakah itu memerlukan tindakan segera atau bisa ditangani secara rutin.

9. Penugasan Pengaduan: Catat nama atau kode unit atau personel yang bertanggung jawab untuk menangani pengaduan tersebut.

10. Tindak Lanjut: Setiap tindak lanjut yang diambil harus dicatat, termasuk tanggal tindak lanjut dan deskripsi langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan pengaduan.

11. Status Pengaduan: Perbarui status pengaduan, seperti "sedang diselidiki," "ditutup," atau "selesai," sesuai dengan perkembangan.

12. Tanggal Penyelesaian: Catat tanggal ketika pengaduan telah sepenuhnya diselesaikan atau ditutup.

13. Umpan Balik dari Pengadu: Jika ada umpan balik dari pengadu tentang penyelesaian atau tindakan yang diambil, catat di buku catatan.

14. Catatan Tambahan: Tempatkan catatan tambahan yang relevan seperti bukti-bukti atau catatan percakapan jika ada.

15. Arsip: Pastikan bahwa buku catatan ini diarsipkan dengan baik untuk pelacakan dan audit di masa depan.

16. Laporan Statistik: Jika diperlukan, catat statistik pengaduan, seperti jumlah pengaduan yang diterima, rata-rata waktu penyelesaian, atau jenis pelayanan yang paling umum dikeluhkan.

Buku catatan pengaduan terhadap pelayanan publik adalah instrumen penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mendengarkan masukan masyarakat. Organisasi atau lembaga pemerintah harus menjaga kerahasiaan data pribadi pengadu dan mematuhi aturan privasi yang berlaku saat menggunakan buku catatan ini. Selain itu, penggunaan buku catatan pengaduan juga dapat membantu dalam perbaikan dan peningkatan pelayanan publik yang lebih baik.